皆さま、こんにちは。uruos.netのスタッフNancyです。
現在、私は基本フルリモートでお仕事をしておりますが、今回は私の会社員時代のことを少しお話しさせてください。隣の席や目の前に座っている同僚からチャットで質問が届く。返信するとまたチャットで返ってくる。横を見たり顔を上げれば本人がいるのに会話はずっと画面の上で続いていました。連絡も相談も資料の共有も雑談までほとんどがチャット。今振り返るとみんなでチャットの中に住んでいるような働き方、私が勝手につけた「Slackの住民」でした(笑)
（当時主に使っていたのはSlackというツールです。仕事で使う「ビジネスチャット」の一つで、同じようなものにDiscord、Chatwork、Microsoft Teams、Google Chat、などがあります）
出社していても、仕事場はチャットの中だった
私はコロナ禍までは、渋谷のオフィスビルに毎日出社して働いていました。そして最後の2年間がリモートワークでした。「隣にいるなら、直接話した方が早いのでは？」と思われるかもしれません。私も最初はそう感じていました（いや違和感だらけでした笑）でも実際に働いてみると、チャットには口頭のやり取りにはない利点もありました。
・相手の作業を中断させずに聞ける
・その場にいなかった人も、後から内容を確認できる
・決まったことや依頼内容が文字で残る
・資料やリンクをそのまま渡せる
・過去のやり取りを検索して探し出せる
チャットに書いておけば話は残ります。担当者が変わっても後から参加した人も流れを追うことができました。そして働く場所が渋谷のオフィスから自宅に変わったとき意外なほど大きな戸惑いはありませんでした。リモートワークになると聞いたときは正直もっと混乱すると思っていたのですが、連絡の方法も、資料の置き場所も、仕事の進め方も、出社していた頃とほとんど同じだったのです。変わったのは通勤時間だけと言ってもよいくらいでした。
今になって思うのはあの職場が特別だったわけではなく、情報が誰かの記憶ではなく、見える場所に置かれていたことに意味があったのだな、ということです。
チャットを入れるだけでは、DXにはならない
ここまで書くと、チャットさえ導入すれば仕事はうまく回るように聞こえるかもしれません。ですが実際は、便利になるほど別の困りごとも出てきました。
・チャンネルが増えすぎて、どこに書けばよいかわからない
・大切な話が、会話の流れの中に埋もれてしまう
・通知が多く、常に返信を求められているように感じる
・ファイルの置き場所が人によって違う
特に感じたのは、返信の速さが暗黙のルールになっていくことです。オフィスの中はカタカタカタカタとキーボードの音が響いていて、みんな会話と同じくらいの速さで返信していました。文字で話しているのに、テンポは口頭のやり取りとほとんど変わらないのです。
その環境に慣れてくるとすぐに返さないと申し訳ない気がしてきます。集中したい作業の途中でも、通知が光るとつい画面を確認してしまう。便利なツールのはずが、気を張り続ける原因にもなっていました。
もっとも、こうしたツールには、集中したいときのための機能もあります。Slackであれば「取り込み中」「退席中」といったステータスを設定でき、今すぐには返信できないことを相手に伝えられます。
私の職場ではこうした機能が普通に使われていて、ステータスが出ていれば「今は手が離せないのだな」と自然に伝わりました。逆に言えば、便利なのは機能そのものではなく、「ステータスが出ているときは急いで返さなくてよい」という共通の認識がチームにあったからだと思います。そうです、ツールを入れただけでは仕事の進め方は自動的に整いません。
デジタルにできることと、直接会って話せること
会社員時代、私は先に出てきた「Slackの住民」でした。今もフルリモートで、多くの仕事がオンライン上で進んでいます。とはいえ、実際にお会いして伺う話には、チャットやオンライン会議では出てこない情報もあります。表情や声の調子、その場の空気、雑談の中でふとこぼれる本音。「本当はここが大変なんです」という一言は、対面で聞くことの方が多いように感じています。後から見返したい情報は文字に残しておくと助かりますし、まだ言葉になっていない困りごとは、話しながら少しずつ形になっていくことも多いです。どれが正解ということではなく、その時々で使い分けられるといいのだろうな、と思っています。
ウルオスネットでは小さな改善から一緒に進めています。詳しくは、下の画像をクリックしてください
・毎回、同じ内容を手作業で入力している
・必要なファイルを探すのに時間がかかる
・特定の人に聞かないと、仕事の進め方がわからない
・メールやチャットへの対応で、本来の仕事が進まない
こうした小さな困りごとを言葉にしてみるだけでも、第一歩になります。いきなり新しいシステムを契約したりAIを導入したりする必要はありません。そんな小さな改善の積み重ねが、DXの土台になるのだと思います。「何から始めればよいかわからない」という段階でも大丈夫です。困りごとの整理から一緒に進めていきますので、是非お気軽にご相談くださいませ。
※本記事の内容は、これまでの経験や知見に基づき独自の視点・考えをまとめたものです。ご自身の状況や事業内容に合わせて、参考情報としてご活用ください。