皆さま、こんにちは。uruos.netのスタッフNです。
突然ですが、皆さまは「さあ、今日のミーティングを始めよう」と思ったその瞬間、「あれ？ 前回の議事録ってどこに保存したっけ……？」と、Google ドライブの中を彷徨った経験はありませんか？
「確かこのフォルダに入れたはず……」
「いや、マイドライブの直下に置きっぱなしだったかな……」
この「ファイルを探す数分間」、実は組織全体で見ると膨大なタイムロスになっています。1回2〜3分のロスでも、メンバー全員が毎回繰り返していれば、年間で驚くほどの時間が「迷子探し」に消えていることになります。
そこで今回は、Google Apps Script（GAS）を使って、「作成された議事録ファイルを、自動で指定のフォルダへ仕分ける仕組み」を試してみました！「探す時間」を仕組みでゼロにして、もっとスマートに仕事を始める方法をご紹介します。
なぜ議事録は迷子になるのか？「人間の手」に頼る限界
議事録が散らかる最大の原因は、「人間の手による分類」に頼っているからなのかな、と思ってます。
・会議直後に急ぎの仕事が入って、マイドライブに置いたまま忘れてしまう
・毎回違うメンバーが作成するため、保存場所のルールが属人化する
・フォルダ階層が深すぎて、格納するのが面倒になる
これらを解決するには、「人が頑張って整理する」のではなく、「システムが勝手に整理してくれる環境」を作ることが一番の近道です。
そしてこれは、議事録に限った話ではありません。日々の提案書、見積書、日報など、あらゆるビジネスファイルでまったく同じことが起きています。
スタッフNの一言：
「あとで片付けよう」と思ってマイドライブに放置されたファイルたち……（というか私がやりがちでした・・・笑）。これ、デスクトップがアイコンで埋め尽くされている状態と同じなんですよね。議事録に限らず、あらゆるファイルで人間の「あとでやる」は信用せず、最初から仕組みに頼るのが正解だと痛感しました！今回のGASの仕組みは、キーワードを変えれば他のファイル管理にも応用できますよ。
ファイル整理の強い味方。そもそも「GAS」ってなに？
「自動化とかシステムって、お金がかかったり難しい専門知識が必要なんでしょ？」と思うかもしれませんが、実はGoogleアカウントさえあれば誰でも無料で使える最強のツールがあります。
それがGAS（Google Apps Script）です。ざっくり言うと、「Googleのサービス（ドライブ、スプレッドシート、Gmailなど）を、プログラムを使って自動で動かす仕組み」のこと。これを使うと、今回の「議事録の自動仕分け」だけでも、会社の運用ルールに合わせて色々なパターンで自動化ができるようになります。
例えば、こんな自動化パターンが作れます！
パターン① 【ファイル名で仕分け】
「議事録」や「見積書」という言葉がファイル名に入っていたら、対応するフォルダへ毎晩自動で移動させる。
パターン② 【Googleカレンダーと連動】
カレンダーの会議予定から、会議が始まる10分前に「テンプレートを使った議事録ドキュメント」を自動で作成し、さらにプロジェクトごとのフォルダに最初から格納しておく。
パターン③ 【ChatworkやSlackへ通知】
ファイルが自動でフォルダに仕分けられたら、「議事録を格納しました！」とチャットツールに自動で通知してメンバーに知らせる。
このように、GASを使えば「人が考えて、手を動かして、確認する」という一連の雑務を、丸ごとシステムにバトンタッチできるのです。
スタッフNの一言：普段いろいろなシステムやデータ構築に触れている私ですが、だからこそGASの「手軽さとスピード感」には毎回目からウロコが落ちます。大がかりな開発をしなくても、会社のルールに合わせて「ファイル名で分ける？」「カレンダーと繋ぐ？」といったカスタマイズが、数行のスクリプトですぐに実現できるんです。自社専用の『優秀なデジタルアシスタント』を、コストをかけずにサクッと生み出せるような感覚は、控えめに言っても最高ですよ！
チームみんなにうれしい「3つのメリット」
この自動仕分けを導入してみて、次のような変化を実感しました。
①会議前のソワソワ感が消えた
「あのフォルダに行けば必ずある」という安心感があるため、ミーティング直前に焦ってファイルを探すストレスが一切なくなりました。
②ファイル名のルールが自然と統一
例えば名前に『議事録』と入れれば自動で片付く」というメリットがあるため、メンバーが自発的に『20260516_〇〇プロジェクト議事録』といった分かりやすいファイル名をつけてくれるようになります。
③「探す時間」の削減は、チームへの優しさに繋がる、自分だけでなく、後からプロジェクトに参画したメンバーや、他の部署の人に「議事録どこですか？」と聞かれることも減り、チーム全体の生産性が向上しました。
スタッフNの一言：
自分が楽になるために始めた自動化でしたが、結果的にチームのメンバーからも「議事録がすぐ見つかって助かる！」と喜ばれました。小さな効率化ですが、組織全体のストレスを減らす「おもいやり」に繋がるんだな、と実感しています。小さな自動化から始める、私たちの「幸せな時間」今回はGASを使った、ごくシンプルなファイルの自動仕分けをご紹介しました。
ウルオスネットでは、こうした社内のデータ整理や業務の効率化・DX推進のサポートを行っています。
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